Система электронного документооборота (СЭД) DMS Imperial™

Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронной документации, а также обеспечивает контроль над потоками документов в компании.

Мы представляем вам нашу систему электронного документооборота – DMS Imperial^TM. Это полноценная система электронного документооборота, которая занимaется управлением деловыми процессами обработки документов на предприятии и контролем за их осуществлением.
Система электронного документооборота DMS Imperial^TM построена на разработанной нами платформе и предназначена для автоматизации делопроизводства. Она охватывает процессы создания, обработки и хранения документов, автоматизирует основные операции делопроизводства и коллективной работы, позволяя, таким образом, экономить время и денежные ресурсы предприятия.

Наша система электронного документооборота имеет широкие возможности для настройки и доработки под специфику работы заказчика, что позволяет автоматизировать все стороны неструктурированного документооборота компаний любых сфер деятельности. Встроенные средства разработки нашей системы позволяют осуществлять доработку системы, а также разрабатывать новые специализированные подсистемы и модули.

Система электронного документооборота DMS Imperial^TM автоматизирует следующие бизнес процессы на предприятии

1.   Управление корреспонденцией:

• регистрация входящей и исходящей почты;
• организация скоординированной работы нескольких отделений компании; 
• поддержка регистрационных номеров; 
• иерархическая система документов дает возможность отслеживать историю переписки; 
• введение электронных документов разных форматов;
• ведение единой базы нумераторов, которая исключает дублирование документов и информации; 
• наложение резолюций и подготовка проектов резолюций.

2.   Управление документацией на предприятии:

• передача документов на рассмотрение и исполнение;
• управление регистрационными номерами и их резервирование дает возможность реализовать регистрацию документов в соответствии со сложными форматами регистрационных номеров и номенклатурой дел;
• списание документов; 
• создание и применение шаблонов типовых документов компании;
• классификация внутренних документов по определенным параметрам; 
• автозаполнение полей; 
• формирование печатных форм с атрибутами документов и вставка факсимильных подписей сотрудников компании; 
• получение подробную информацию о всех действиях, произведенных с документом.

3.   Контроль исполнительной дисциплины:

• напоминания и оповещения системы;
• постановка задач сотрудникам; 
• контроль текущего состояния выполнения поручений; 
• контроль своевременности исполнения задач; 
• формирование статистики по выполнению задач.

4.   Учет и контроль обращений клиентов:

• ведение реестра клиентов; 
• регистрация письменных и устных обращений; 
• контроль исполнения задач по обращениям до отправки ответа; 
• формирование отчетности и хранение истории взаимодействия с клиентами; 
• возможность постановки документов на контроль.

5   Управление коллективными знаниями:

• быстрый ввод новых сотрудников в рабочий процесс; 
• исключение потери важной деловой информации; 
• усиление процесса создания новых идей; 
• накапливание и передача знаний по всей компании; 
• фиксация знаний ценных сотрудников; 
• систематизация накопленного опыта;
• поддержка актуальности информации; 
• быстрое выделение важной информации.

6.   Управление договорами:

• согласование договоров включает в себя разработку проектов договоров, их согласование во всех инстанциях (бухгалтерия, юридический отдел, финансовый отдел и т.д.), утверждение и подписание документов с учетом полномочий подписывающего лица и в соответствии с регламентами (категория договора, сумма договора и т.д.); 
• формирование листа визирования договоров; 
• ведение шаблонов договоров включает разработку, согласование, утверждение и публикации.
• поиск договоров по тексту документов и определенным реквизитам, формирование комплектов документов по каждому договору; 
• хранение всех договоров в соответствии с правами доступа сотрудников на период выполнения обязательств по данному договору и их дальнейшее хранение в архиве документов.

7.   Управление собраниями:

• подготовка материалов для собрания; 
• утверждение даты, места проведения, темы собрания и состава ее участников; 
• формирование протокола собрания с принятыми решениями.

8.   Управление проектами:

• формирование проектов разной степени сложности; 
• создание портфелей проектов; 
• создание этапов проекта; 
• возможность объединения проектов между собой; 
• просмотр истории работы над проектом.

9.   Управление контактами:

• ведение истории контактов; 
• мониторинг контактов с помощью календаря;
• планирование будущих контактов; 
• оповещение по предстоящим событиям; 
• контроль исполнения контакта и проверка его результативности.

Система электронного документооборота имеет очень большое значение для нормального функционирования организации, т.к. она отвечает за ведение всей документации компании. Поэтому к выбору разработчика СЭД нужно подойти очень внимательно, избрав в качестве исполнителя ту веб-компанию, которая понимает принципы функционирования и имеет опыт создания различных систем электронного документооборота.

Для получения консультации по поводу системы DMS Imperial^TM вы можете обратиться в нашу компанию по телефонам 541-22-13 или 360-84-69.

 Данный продукт внедрялся компании 

 С этим продуктом мы рекомендуем приобрести:

• Admin CMS™ - система управления контентом;
• Vast CRM™ –система управления взаимоотношениями с клиентами;
• Создание сайта от компании AB Design;
• AB Solut^® ERP - корпоративная информационная система для автоматизации учета и управления;
• Circle Corporate CMS™ - система управления контентом, которая позволяет одновременно с единого центра управлять любым количеством веб-сайтов